La timeline dell’organizzazione di un matrimonio

Come per tutte le cose importanti da pianificare, dal cambiare casa, al combinare un viaggio significativo, anche l’organizzazione di un matrimonio richiede il rispetto di una timeline, affinché nessuno step venga omesso o non contestualizzato.

Il wedding planner conosce bene questa dinamica, nonché le numerose sfaccettature che si presentano nel preparare un evento considerevole come, per l’appunto, un matrimonio.

Quanto tempo prima si comincia?

Non c’è un tempo giusto ed uno sbagliato per pianificare un matrimonio; si possono organizzare grandi eventi anche in poche settimane, se affiancati al professionista giusto.

Ma, il più delle volte, gli sposi hanno una particolare data in mente, magari una determinata location.. cominciare a dare vita al progetto con 12 mesi di anticipo, è quasi certo che ci permetterà di avere a disposizione più proposte, senza doversi per forza accontentare di ciò che è rimasto libero sul mercato…

Per prima cosa, scegliete la vostra wedding planner 😉 .. vagliate le varie proposte del vostro territorio, fate colloqui e incontri con le professioniste che avete selezionato, optate per chi ha l’empatia perfetta per e con voi !

Da qui in poi non temete, ci penserà lei alla timeline dell’organizzazione !

Fissate la data nel vostro immaginario, fate un elenco di possibili invitati, prefissate un budget.

Con questi tre punti focali, sarà più facile per voi e per la vostra wedding planner, decidere come approntare i primi step. Nello specifico vogliamo fare un esempio?

Gli sposi immaginano un matrimonio in Luglio, con circa 200 invitati con un budget di 30.000€.

Per visitare le location adatte al fine di scegliere quella giusta, verranno selezionate dalla professionista, quelle con spazi sufficenti ad ospitare 200 persone sedute, ma che abbia anche una sala altrettanto grande per accogliere le stesse persone durante un aperitivo in caso di cattivo tempo. Si valuteranno quelle con spazi all’aperto da utilizzare..possibilmente evitando gli spazi esterni senza ombra alcuna… in luglio il sole picchia, un aperitivo in un prato, per quanto stupendo, se è completamente sotto il sole, rischia di farci gli ospiti flambé!

Si opterà per una cernita di siti che abbiano un costo corretto in percentuale al budget messo a disposizione, considerando che ci sono altre spese in arrivo e le si devono tenere sempre a mente. Se la location non ha il riscaldamento la si può prendere lo stesso in considerazione ( al contrario se si fosse segnalata una data in periodo invernale ), ma se essa ha un costo di € 15.000 solo per l’affitto, non farà al caso nostro, visto il budget prefissato. E’ chiaro a cosa servono i 3 punti focali?

Scelta la location corretta, la wedding planner si preoccuperà, in ordine, di:

-organizzare la degustazione con l’azienda di catering che più si addice alla tipologia di ospiti che avete intenzione di invitare, tenendo presente le origini degli stessi, le tradizioni del territorio dalla quale provengono, le aspettative delle rispettive famiglie degli sposi e, ovviamente, dei gusti degli sposi stessi

Nel frattempo gli sposi stessi, prenderanno contatto con la chiesa o con il comune per dare il via ai corsi prematrimoniali, alla richiesta di pubblicazioni, alla prenotazione del rito …

-organizzare l’incontro (o gli incontri) con il musicista selezionato in base alla tipologia di festa che si vuol andare a creare

-organizzare la conoscenza con il team di fotografi e videomaker appropriati, scelti in base alle richieste della coppia anche in merito ai servizi, quali, per esempio, il piacere di avere il drone, il Photo Booth, il servizio polaroid.. Gli studio fotografici, propongono molti accessori, ma non tutti hanno gli stessi.. Restando fermi sul fatto che il fotografo deve essere un grande professionista, si vaglierà quale studio più si addice al caso nostro

-organizzare la scelta degli abiti, prima della sposa e in seguito, dello sposo

-organizzare lo studio del setting floreale, lavorando su progetti che rispondano appieno ai desideri dei clienti, sia per l’atmosfera che intendono vivere e far vivere quel giorno, sia per il contesto che si è mano mano creato

-organizzare un incontro tra gli sposi e l’agente di viaggio per la prenotazione della luna di miele

-organizzare le prime bozze delle partecipazioni e mandarle in stampa nei tempi consoni alla consegna da parte degli sposi

-organizzare per la sposa, la prova trucco e acconciatura

-organizzare la pianificazione dei servizi accessori, quali ad esempio, l’animazione per i più piccoli e il servizio di babysitting, il cocktail bar, il soggiorno e il trasferimento degli ospiti qualora necessario

Tutto questo sembra tantissimo, impossibile .. ma spalmate nei mesi, sono  tappe facilmente solvibili in termini di tempo, se sarete egregiamente supportati da un professionista..

E’ importante seguire l’ordine ? Sì, assolutamente sì.. non è a caso che i vari punti siano stati elencati nella suddetta disposizione Ognuno è legato al successivo e dipendente dal precedente. Si ha la certezza, seguendo scrupolosamente la time line, che ogni servizio sarà adeguatamente contestualizzato e corretto alle esigenze, non solo degli sposi, ma anche della location, del catering e via discorrendo.

Ma non è ancora finita !

A ridosso della data delle nozze, il pianificare la timeline dei giorni antecedenti e della giornata stessa nel dettaglio, sarà il compito più importante.

Dal ritiro degli abiti alla consegna delle bomboniere, dalle conferme dei partecipanti definitive al completamento del tableau, dal predisporre l’arrivo della truccatrice a casa della sposa all’arrivo del fotografo… ogni piccolo dettaglio, è di fatidica importanza, affinché si arrivi a quel giorno in perfetta sintonia e altresì, che la giornata stessa della nozze scorra in maniera armoniosa tra un momento e l’altro, senza intoppi e senza malumori..

La timeline dell’organizzazione di un matrimonio, è di considerevole importanza. Non sottovalutatela. Non prendetela alla leggera. Seguite i consigli degli esperti !